[موسي الأسود]

إنشاء تقارير

مقدمة كما أوضحنا سابقا، فإن أول خطوة في سبيل إنشاء قاعدة بيانات
تكمن في تحديد الهدف من إنشاءها والمخرجات المطلوبة منها. وتُعرَّف المخرجات بأنها المعلومات المعروضة على الشاشة أو تلك التي يتم طباعتها. وتكون الشاشة المعروضة في المعتاد ورقة بيانات أو نموذج، ناتج عن استعلام أو أمر. كما يمكن طباعة النماذج، إلا أن التقارير المطبوعة تعتبر الطريقة الفضلى لتقديم نسخة مطبوعة من المخرجات. ويفيد التقرير كثيرًا عند الحاجة إلى معلومات تتعلق بمجموعة سجلات خاصة وكذلك عند الحاجة إلى ملخص للمعلومات.
يمكنك أيضًا استخدام التقارير في عدد كبير من الأغراض، مثل: عمل تقرير عن ملخص لعمليات البيع في فترة معينة أو لأسعار الأسهم أو لقوائم المراسلات أو للفواتير.
تتمثل الطريقة الأسهل لإنشاء التقارير في استخدام معالجات مايكروسوفت أكسيس، حيث يمكن اختيار التقرير المناسب من بين مجموعة كبيرة من التقارير. أما أسهل طريقة، فتتمثل في إنشاء تقرير باستخدام معالج التقارير التلقائي الذي ينشئ التقرير بالكامل وفقًا لتعليماتك.
تسمح لك عملية التجميع بتحديد وتنظيم البيانات في مجموعات منطقية لحساب المجاميع الإجمالية، حيث يُسمح لك بإنشاء 10 مجموعات. يمكنك كذلك ضم تقرير فرعي لتقريرك.
قبل أن تحاول تصميم أي تقرير، يُفضَّل أن تتعرف على بعض أنواع التقارير الموجودة في قاعدة بيانات Northwind المقدمة مع مايكروسوفت أكسيس. يمكنك أيضًا مشاهدة التقارير في طريقة عرض معاينة قبل الطباعة وفي وضع التصميم للتعرف على الشكل العام للتقرير.
لإنشاء تقرير عمودي باستخدام معالج التقارير التلقائي • افتح قاعدة البيانات، واضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على زر جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات. في المثال الموضَّح أعلاه، قمنا بتحديد جدول Customers من قاعدة بيانات Northwind.
• حدِّد خيار تقرير تلقائي: عمودي.
• اضغط على زر موافق، فيتم إنشاء التقرير المنسق
لإنشاء تقرير جدولي باستخدام معالج التقارير التلقائي• افتح قاعدة بيانات واضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على زر جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات. في المثال الموضَّح أعلاه، تم تحديد جدول Customers من قاعدة بيانات Northwind.
• حدِّد خيار تقرير تلقائي: جدولي.
• اضغط على زر موافق، فيتم عرض التقرير بتنسيق جدول على الشاشة.
لإنشاء تقرير باستخدام معالج التقارير • افتح قاعدة البيانات.
• اضغط على أيقونة تقارير.
• اضغط على أيقونة جديد، فيتم عرض مربع الحوار تقرير جديد.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام حيث توجد البيانات.
• اضغط على خيار معالج التقارير.
• اضغط على زر موافق.
• يتم عرض الصفحة التالية من معالج التقارير.
• حدِّد الجدول أو الاستعلام في جزء جداول/استعلامات في مربع الحوار.
لتحديد الحقول التي سيتم إضافتها إلى التقرير • اضغط على الحقل المطلوب، ثم اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى جزء الحقول المحدِّدة في مربع الحوار.
• كرِّر الإجراء السابق لإضافة الحقول المطلوبة إلى التقرير.
• اضغط على زر التالي للاستمرار.
لإضافة مستويات تجميع إلى التقرير • تسمح لك الصفحة التالية المعروضة بإضافة مستويات للتجميع.
لفرز السجلات الموجودة داخل التقارير • تسمح لك هذه الصفحة من معالج التقارير بفرز السجلات التي تعمل عليها حتى أربعة حقول، وذلك بترتيب تصاعدي أو تنازلي.

• في هذه الحالة، قمنا باختيار الفرز بواسطة CompanyName أولاً، ثم بواسطة Phone
• اضغط على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التالية