ICDL موديول 5 الـ Access

[موسي الأسود]

لفتح قاعدة بيانات عند تشغيل أكسيس • من مربع الحوار المفتوح، حدِّد خيار فتح ملف موجود. ثم حدِّد الملف المطلوب واضغط على زر موافق.

لفتح قاعدة بيانات أكسيس بعد تشغيل البرنامج • من قائمة الملف، اختر فتح.
ملحوظة: قد يتم وضع قواعد البيانات التي جرى استخدامها مؤخرًا أسفل قائمة الملف. إذا وجدت قاعدة البيانات المطلوبة في القائمة، اضغط عليها لفتحها.
كما يمكنك فتح ملف بالضغط على أيقونة فتح على شريط الأدوات قياسي.
• حدِّد اسم الملف من القائمة المعروضة على الجانب الأيسر من المربع (قد تحتاج إلى البحث في مجلدات أخرى حتى تصل إلى
قاعدة البيانات المطلوبة).
• اضغط على زر فتح في مربع الحوار لإتمام العملية.

لإضافة قاعدة بيانات إلى مجلد "المفضلة" • افتح برنامج أكسيس، ثم قم بعرض مربع الحوار فتح. حدِّد مكان العنصر الذي ترغب في إضافته إلى مجلد المفضلة. في المثال الموضَّح أدناه تم تحديد ملف قاعدة بيانات Northwind.

• اضغط على القائمة المنسدلة أدوات (في شريط أدوات مربع الحوار فتح)، ثم حدِّد الأمر إضافة إلى المفضلة.
فيتم إضافة العنصر المحدَّد إلى مجلد المفضلة.

فتح قاعدة بيانات من مجلد "المفضلة" • لفتح ملف موجود في المفضلة، اعرض في البداية مربع الحوار فتح.
• اضغط على أيقونة المفضلة في الجانب الأيسر من مربع الحوار فتح.
• يتم عرض العناصر المضافة إلى المفضلة في إطار مربع الحوار، على النحو الموضَّح أدناه.
• اضغط على العنصر المطلوب، في هذه الحالة Northwind.mdb، ثم اضغط على زر فتح لفتح الملف.
إطار قاعدة بيانات أكسيس يظهر إطار قاعدة بيانات أكسيس داخل إطار تطبيق أكسيس عند فتح قاعدة البيانات. ويقدم الإطار طريقة سهلة للوصول إلى كل عناصر قاعدة البيانات.
تتيح الأيقونات الموجودة في الجانب الأيمن إمكانية الوصول إلى الجداول أو الاستعلامات أو النماذج أو التقارير أو وحدات الماكرو أو الوحدات النمطية. سوف نتعرض لبعض هذه العناصر بشيء من التفصيل في
الأجزاء اللاحقة . يمكنك تحديد الكائن من خلال الضغط عليه لمرة واحدة باستخدام الفأرة. وكذلك، يمكن تحديد الكائن من خلال اختياره من قائمة عرض المنسدلة.

[موسي الأسود]

لفتح جدول • في إطار قاعدة بيانات أكسيس، اضغط مرة واحدة على أيقونة جداول.
• في قائمة الجداول، قم بالضغط مرتين على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه.
أو اضغط على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه، ثم اضغط على زر فتح.
• فيتم عرض ورقة البيانات للجدول الذي قمت بتحديده.
إطار الجدول يظهر الجدول المفتوح من إطار قاعدة البيانات على شكل ورقة بيانات. ويتغير شريطا القوائم والأدوات ليشتملا على الخيارات المرتبطة بالجداول.
تشير رؤوس الأعمدة، تحت شريط العنوان مباشرة، إلى أسماء الحقول، ويحتوي كل صف على سجل منفصل.
قد يحتوي الجدول على عدد أكبر من الأعمدة عما يمكن عرضه داخل الإطار، وفي هذه الحالة، تظهر الأعمدة التي في أقصى اليسار فقط. تُعرف المربعات المظللة يسار السجلات بمحدِّدات السجل، ويشير السهم فيها إلى السجل المحدَّد حاليًا. كما توجد علامة النجمة (*) مكان محدِّد السجل الخالي التالي.
في أسفل الإطار، أعلى سطر الحالة، يوجد شريط تمرير يحتوي على أزرار تمكِّّّّّن من الانتقال من سجل لآخر ومربعات تعرض رقم السجل الحالي والعدد الإجمالي للسجلات الموجودة في الجدول. وعند فتح ملف، يشير مربع رقم السجل الحالي بشكل طبيعي إلى السجل الأول.

للانتقال إلى حقل باستخداممؤشر الفأرة • ضع مؤشر الفأرة على الحقل المطلوب واضغط عليه، فيتغير شكل المؤشر، حسب نوع الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بالضغط على أقصى يسار الحقل (محدِّد السجل)، سيتم تحديد الحقل بأكمله.

لتعديل محتويات الحقل • اضغط على الحقل الذي ترغب في تحريره، فيتم وضع نقطة الإدراج داخل مربع الحقل.
• اكتب البيانات الجديدة داخل مربع الحقل.
• اضغط على مفتاح Enter.
لحفظ جدول • اختر حفظ من قائمة ملف.
• أو اضغط على أيقونة حفظ الموجودة على شريط الأدوات.
لحفظ قاعدة البيانات • اختر حفظ من قائمة ملف.
أو اضغط على أيقونة حفظ على شريط الأدوات.

لحفظ ملف قاعدة بيانات على قرص مرن لا توجد طريقة سهلة داخل برنامج أكسيس لحفظ قاعدة بيانات مفتوحة على قرص مرن. مع ذلك، يمكنك استخدام ويندوز إكسبلورار في نسخ الملف إلى القرص المرن.
• شغِّل برنامج ويندوز إكسبلورار.
• حدِّد ملف قاعدة البيانات على القرص الصلب الذي ترغب في نسخه إلى القرص المرن.
• اضغط بالزر الأيمن للفأرة على الملف وحدِّد الأمرSend To 3.5Floppy.

لإغلاق قاعدة البيانات • اختر إغلاق من قائمة ملف.
أو اضغط على مربع قائمة التحكم في إطار قاعدة البيانات ثم اختر Close .
أو قم بالضغط مرتين على مربع قائمة التحكم.
أو اضغط على Ctrl+F4.
تلميح اليوم
افتراضيًا، يقوم أكسيس بعرض تلميح اليوم في كل مرة يتم فيها تشغيل البرنامج. إذا حافظت على قراءة التلميحات باستمرار، ما من شك في أنك ستستفيد كثيرًا منها في تطوير مهاراتك في استخدام البرنامج.
ما هو مساعد أوفيس؟ افتراضيًا، سوف ترى كائنًا لطيفًا عند ظهور تلميح اليوم. يمكنك أن تطرح سؤالاً على هذا الكائن، ويقوم مساعد أوفيس بعرض المعلومات المطلوبة على الشاشة. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية استخدام هذا المنتج، ينبغي عليك قراءة فقرات التعليمات المقدمة، كما يمكنك أن تختار تنفيذ التلميح أو تفسيره أو تجاهله.
عرض مساعد مايكروسوفت أوفيس • يتم عرض مساعد أوفيس افتراضيًا. إذا كان المساعد مختفيًا وأردت تنشيطه، اضغط على أيقونة تعليمات Microsoft Access.
لإخفاء مساعد مايكروسوفت أوفيس • اضغط بالزر الأيمن للفأرة على مساعد أوفيس، ومن القائمة المعروضة اضغط على أمر إخفاء.
سمة "ما هذا؟"• داخل العديد من مربعات الحوار سوف تجد رمزًا على شكل علامة استفهام في الجانب الأيمن العلوي من مربع الحوار. على سبيل المثال، اضغط على قائمة أدوات المنسدلة، ثم حدِّد الأمر خيارات لعرض مربع الحوار خيارات، وسوف تجد إمكانية المساعدة في الجزء الأيمن العلوي من مربع الحوار (قد لا تشتمل بعض مربعات الحوار على هذه السمة). لاستخدام سمة ما هذا؟ الخاصة بنظام التعليمات، اضغط على علامة الاستفهام ثم اضغط على العنصر في مربع الحوار الذي ترغب في التعرف عليه.
• في المثال الموضَّح أدناه، قمنا بفتح مربع حوار عرض العمود وعرضنا سمة ما هذا؟ لمربع الاختيار عرض قياسي.
نمط عرض تصميم الجدول عندما تقوم بفتح جدول، سوف يتم عرض هذا الجدول باستخدام طريقة (نمط) عرض ورقة البيانات. وعند إنشاء جدول جديد سوف ترى هذا الجدول في طريقة عرض التصميم. لتعديل جدول ينبغي عليك في البداية الانتقال إلى طريقة عرض التصميم.
للانتقال إلى طريقة عرض التصميم • اختر عرض التصميم من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض التصميم على شريط الأدوات.
للانتقال إلى طريقة عرض ورقة البيانات • اختر عرض ورقة البيانات من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض ورقة البيانات على شريط الأدوات.
تخصيص أشرطة الأدوات تسمح لك أشرطة الأدوات في برنامج أكسيس بتحديد الأوامر والسمات في سرعة وسهولة. وعلى الرغم من أن هناك أشرطة أدوات افتراضية، يمكنك تخصيص هذه الأشرطة لعرض الأيقونات الخاصة بالأوامر التي يتكرر استخدامها، كذلك، يمكنك عرض مجموعة من أشرطة الأدوات على الشاشة في وقتٍ واحد، وسحب الأيقونات وإسقاطها بين أشرطة الأدوات.
لعرض أو إخفاء شريط الأدوات • لعرض شريط أدوات، حدِّد أمر أشرطة الأدوات من قائمة عرض فيتم عرض قائمة بأشرطة الأدوات المتاحة، ومنها: قياسي وتنسيق وويب وما إلى ذلك.
• اختر شريط الأدوات الذي ترغب في عرضه من خلال الضغط عليه في القائمة.
الطريقة المبسطة لعرض أو إخفاء أشرطة الأدوات • تلميح: من الطرق السريعة لعرض / إخفاء أشرطة الأدوات الضغط بالزر الأيمن للفأرة على شريط أدوات معروض، فيؤدي ذلك إلى عرض قائمة أشرطة الأدوات المنسدلة، حيث يمكنك تحديد أو إلغاء تحديد أشرطة الأدوات.
لإنشاء شريط أدوات جديد • من قائمة عرض، اختر أشرطة الأدوات ثم اضغط على تخصيص، فيتم عرض مربع الحوار تخصيص.
• حدِّد علامة التبويب أشرطة الأدوات، ثم حدِّد خيار جديد لعرض مربع الحوار شريط أدوات جديد.
• أدخل اسمًا لشريط الأدوات الجديد واضغط على Enter. فيتم عرض شريط الأدوات الجديد في القائمة في قسم أشرطة الأدوات.
لإضافة أو حذف أيقونة من شريط الأدوات • لإضافة أيقونة إلى شريط أدوات معروض، اختر أشرطة الأدوات ثم اختر تخصيص من قائمة عرض لعرض مربع الحوار تخصيص، على النحو الموضَّح أدناه. حدِّد علامة التبويب أوامر وابحث عن الزر الذي ترغب في إضافته. اضغط على الزر الذي قمت باختياره واسحبه إلى شريط الأدوات الذي ترغب في إضافته إليه.
• لحذف أيقونة، اضغط على مفتاح Alt، وأثناء ذلك اضغط بزر الفأرة الأيسر على الأيقونة التي ترغب في حذفها، واسحبها خارج شريط الأدوات ثم أفلت مفتاح Alt وزر الفأرة.

نستكمل لاحقا

[موسي الأسود]

تصميم قاعدة بيانات من الأهمية بمكان، قضاء بعض الوقت في تصميم قاعدة بيانات خاصة بك، فالمعرفة النظرية لا تكفي وحدها أبدًا بل لابد من التجريب العملي.
أسئلة مهمة عندما تشرع في إنشاء قاعدة بيانات، ينبغي الإجابة على مجموعة من الأسئلة التي ستحدِّد إجاباتها شكل قاعدة البيانات.
ما هو الهدف من قاعدة البيانات؟ ينبغي عليك في البداية تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات. فمن المهم جدًا تحديد احتياجاتك قبل بدء العمل.
يخطئ الكثيرون عندما يحاولون تحديد البيانات الخاصة بقاعدة البيانات قبل تحديد الهدف منها.
ما هي البيانات التي ينبغي إدخالها؟ يلي تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات، تحديد البيانات التي ينبغي إدخالها وتصميمها في حقولٍ وجداول.
ما الذي أحتاج إلى القيام به؟ يقودك هذا السؤال للتفكير في عمليات المعالجة التي تحتاج إلى تنفيذها للحصول على المعلومات (النتائج) التي تريدها، وتتضمن المعالجة القيام بعمليات مثل البحث والفرز والحساب وما إلى ذلك.
تحديد الاحتياجاتلكي تتمكن من تحديد احتياجاتك ينبغي عليك في البداية عمل رسم توضيحي مع توضيح التوثيق اللازم. وإذا كان تصميم قاعدة البيانات من أجل مستخدمين آخرين، فينبغي عليك عرض الرسم والتوثيق عليهم والتأكد من فهمك لحاجاتهم.
القواعد الأساسية للتصميم
منع تكرار محتويات السجل ينبغي تخصيص مفتاح أساسي لكل جدول. ويكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل أو مجموعة حقول بياناتها غير قابلة للتكرار بين السجلات. ومن المهم تحديد مفتاح أساسي للجدول للتأكد من عدم وجود سجلات مكررة. حدِّد المفتاح الأساسي بنفسك، فإذا تركت الأمر لبرنامج أكسيس، فسوف يقوم بإضافة حقل عدّاد في بداية كل سجل. وسوف يتزايد العدّاد مع كل سجل جديد يضاف إلى الجدول. وعلى الرغم من أن ذلك يضمن تميز السجل وعدم تكراره، فإنه يعني كذلك أن هناك احتمالية لتطابق البيانات في سجلين (باستثناء المفتاح نفسه).
منع تكرار الحقول إذا قمت بتكرار نفس النوع من المعلومات في الجدول، ينبغي عليك وضع هذه المعلومات المكررة في جدول آخر
جعل الحقول مرتبطة ينبغي أن يرتبط كل حقل موجود في السجل بموضوع السجل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الحقل مكررًا أو قد يخص جدولاً آخر.
التأكد من استقلال كل حقل ينبغي أن تتمكن من تغيير أي حقل في السجل دون التأثير على الحقول الأخرى.
التأكد من أن الحقول لا تحتوي على بيانات محسوبة أو مشتقة على سبيل المثال، سوف تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بالراتب الإجمالي ومجموع الاقتطاعات في سجل راتب الموظف ولا داعي لتخزين صافي الراتب حيث يمكن حسابه عند طباعة كشف الراتب.
التأكد من تجزئة البيانات حسب أصغر جزء منطقي قد يكون من المفيد الاحتفاظ بالأكواد البريدية للعملاء في حقل منفصل عن بقية العنوان، حتى يمكن تحليل المبيعات اعتمادًا على الأماكن التي يقيم بها العملاء.
إنشاء قاعدة بيانات كما سبق وأن رأينا، فإن أصعب مرحلة من مراحل إنشاء قاعدة بيانات هي مرحلة التصميم.
في بعض التطبيقات القياسية، يمكنك أن تستخدم معالجًا (Wizard) لمساعدتك في إنشاء كل جداولك، كما يمكنك إدخال البيانات مباشرةً في هذه الجداول. إضافة إلي ذلك، يعرض معالج الجداول مساعدتك في إنشاء نموذج للإدخال.
افترضت مايكروسوفت أن كل دولة من دول العالم تستخدم نفس التقسيمات الجغرافية وتنسيق الهاتف وهيكل الكود البريدي كما في الولايات المتحدة.
و سواء كنت تقوم بإنشاء جداول جديدة من البداية أم تستخدم المعالجات، سوف تحتاج إلى التعرف على أنواع البيانات وخصائص الجداول. كما ستحتاج إلى التعرف على المفاتيح الأساسية والفهارس. ويمكن اعتبار هذا أصعب جزء في عملية إنشاء ومعالجة الجداول.
• اختر جديد من قائمة ملف.
أو اضغط على Ctrl+N.
أو اضغط على أيقونة جديد على شريط الأدوات قياسي.
لإنشاء جدول باستخدام معالج الجداول • إذا ضغطت على قائمة ملف المنسدلة داخل إطار أكسيس، ثم
ضغطت على أمر جديد، فسوف ترى مربع حوار
• حدِّد أيقونة قاعدة بيانات واضغط على زر موافق، ثم اكتب اسمًا للملف عندما يُطلب منك ذلك. وبمجرد أن تضغط على زر إنشاء سوف ترى ما يلي:
• تأكد من تحديد أيقونة جداول، ثم قم بالضغط مرتين على أمر إنشاء جدول باستخدام المعالج. فيتم عرض مربع الحوار معالج الجداول .
إضافة حقول باستخدام معالج الجداول • اضغط على أحد أزرار الخيارات في يمين مربع الحوار لاختيار إما عمل أو شخصي.
لتحديد نموذج جدول • حدِّد نموذج الجدول المناسب من قائمة نماذج الجداول.
لإضافة حقول • حدِّد الحقل الذي ترغب في إضافته من خلال الضغط على اسم الحقل في قائمة نماذج الحقول.
• اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. في الشكل التالي، تم تحديد قواعد بيانات عمل، ومن القائمة المعروضة، تم تحديد نموذج الجدول قائمة المراسلات، وإضافة حقل تعريف_قائمة_المراسلات.
• عندما تقوم بإضافة حقل، سوف يتم تلقائيا نقل العنصر المحدَّد داخل قائمة نماذج الحقول إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. لإضافة المزيد من الحقول، حدِّد الحقل المطلوب من جزء نماذج الحقول واضغط على السهم المتجه لليسار.
لتغيير اسم حقل باستخدام معالج الجداول • حدِّد الحقل الذي ترغب في تغيير اسمه داخل جزء الحقول في الجدول الجديد في مربع الحوار معالج الجداول.

[موسي الأسود]

• اضغط على زر إعادة تسمية حقل، فيتم عرض مربع الحوار إعادة تسمية الحقل.
• أدخل اسماً جديداً للحقل ثم اضغط على زر موافق.
• بعد أن تنتهي من إضافة كل الحقول المطلوبة، اضغط على زر التالي لعرض الصفحة التالية لمعالج الجداول.
• في مربع نص ما هو الاسم الذي تريده للجدول؟ أدخل اسماً للجدول.
• يمكنك أن تترك للمعالج مهمة وضع المفتاح الأساسي، كما يمكنك إعداد المفتاح الأساسي بنفسك.
• اضغط على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التالية من المعالج.
• يمكنك هنا تحديد الإجراء التالي بعد إنشاء الجدول.
• اضغط على زر إنهاء لإغلاق معالج الجداول وإنشاء الجدول.
• يتم عرض الجدول باستخدام نمط العرض ورقة البيانات للسماح لك بإدخال البيانات إلي الجدول .
لإنشاء جدول دون استخدام معالج الجداول • في إطار قاعدة البيانات، اضغط على أيقونة جدول.
• اضغط على زر جديد.
• في مربع الحوار جدول جديد، حدِّد طريقة عرض التصميم ثم اضغط على زر موافق.
• يتم عرض الجدول في تنسيق التصميم على النحو الموضَّح أدناه.
لإضافة اسم للحقل • أدخل اسم الحقل المطلوب في الخلية الخالية أسفل رأس اسم الحقل مباشرة.
• يمكنك على سبيل المثال إضافة اسم حقل مثل الاسم الأول. اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
لتحديد نوع البيانات • تعرف الخلية التالية بنوع البيانات. وهي تسمح لك بالتحكم في نوع البيانات التي سيتم إدخالها في الحقل. اضغط على السهم المتجه لأسفل لعرض قائمة بالخيارات المتاحة.
إذا قمت على سبيل المثال بتحديد رقم، فسوف يمكنك إضافة البيانات الرقمية فقط، وإذا حدَّدت نص، فسوف يمكنك إدخال نص فحسب وهكذا.
• اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
إضافة وصف للحقل • هذه الخاصية اختيارية وهي تسمح لك بوصف مهمة الحقل للشخص الذي سوف يستخدم جدول قاعدة البيانات لاحقاً. فعندما يضغط ذلك الشخص داخل الحقل الذي يحتوي على الوصف، يتم عرض الوصف في شريط الحالة.
إضافة حقول جديدة إلى جدول قاعدة البيانات • اضغط على مفتاح Tab وسوف تتمكن من إضافة مجموعة جديدة من أسماء الحقول والخصائص والوصف على النحو المطلوب.
حفظ الجدول الجديد • اضغط على أيقونة الإغلاق في الجانب الأيمن العلوي من إطار تصميم الجدول وعندما ترى مربع الحوار الذي يسألك عن رغبتك في حفظ التعديلات، اضغط على زر نعم.
• إذا قمت بالضغط على زر نعم، فسوف يُطلب منك إدخال اسم الجدول.
• أدخل الاسم المطلوب، ثم اضغط على زر موافق.
• سوف يعرض النظام إضافة مفتاح أساسي.
• اضغط على زر نعم لإنشاء المفتاح الأساسي، فيقوم برنامج أكسيس بإضافة حقل جديد إلى الجدول. ومع أن هذا الأمر قد يكون مفيدًا إلا أنه من الأفضل أن تحدِّد بنفسك الحقل أو مجموعة الحقول التي تجعل السجل فريدًا، كذلك عليك أن تحدِّد بنفسك المفتاح الأساسي قبل حفظ تصميم الجدول.
• بعد حفظ التصميم، يظهر الجدول على شكل عنصر في علامة التبويب جداول لقاعدة البيانات (في المثال الموضَّح أدناه، الاسم الافتراضي للجدول هو جدول1).

[موسي الأسود]

التحرك داخل الجدول لتحرير السجلات سواء كنت تقوم بتحرير السجلات من خلال ورقة البيانات أو نموذج، هناك عدة طرق تمكِّنك من القيام بذلك. بطبيعة الحال، ينبغي عليك اختيار الطرق الأسهل منها قدر الإمكان.
تتطلب الكثير من عمليات التحرير تحديد العنصر أو العناصر.على سبيل المثال، لاستبدال حقل، ينبغي عليك في البداية تحديده ثم كتابة القيمة الجديدة.
يطلق على المنطقة المظللة يسار كل سجل في ورقة البيانات اسم محدِّد السجل، وتوضِّح الرموز حالة السجل:
السجل الحالي
السجل المحدَّد
السجل في إطار التحرير
آخر سجل (خالي)
للانتقال إلى الحقل باستخدام الفأرة • انقل مؤشر الفأرة إلى الحقل المطلوب واضغط عليه، فيتغير شكل مؤشر الفأرة، حسب نوع الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بالضغط في الجانب الأيسر من الحقل، يتم تحديد الحقل بأكمله.
• للانتقال من حقل لآخر ومن سجل لآخر، استخدم أيًا من الطرق التالية: للتحرك داخل الجدول باستخدام لوحة المفاتيح
الوظيفة المفتاح
تنتقل إلى الحقل التالي Tab
تنتقل إلى الحقل السابق Shift+Tab
تنتقل إلى أول حقل في السجل الحالي Home
تنتقل إلى آخر حقل في السجل الحالي End
تنتقل إلى السجل التالي
تنتقل إلى السجل السابق
تنتقل إلى أول حقل في أول سجل Ctrl+Home
تنتقل إلى آخر حقل في آخر سجل Ctrl+End
تنتقل صفحة واحدة لأعلى Page Up
تنتقل صفحة واحدة لأسفل Page Down
• للانتقال من سجل لآخر، استخدم الأزرار : للانتقال من سجل لآخر باستخدام شريط التمرير والفأرة
تنتقل إلى اضغط على
السجل التالي
السجل السابق
آخر سجل
أول سجل
للانتقال إلى سجل محدَّد باستخدام قائمة تحرير • اختر الانتقال إلى من قائمة تحرير وحدِّد أيًا من الأوامر الأول أو الأخير أو التالي أو السابق أو سجل جديد.
للانتقال إلى سجل محدِّد باستخدام لوحة المفاتيح • اضغط في البداية على F5 لتمييز (تظليل) رقم السجل على شريط التمرير.
• اكتب رقم السجل الذي ترغب في الانتقال إليه.
• اضغط على Enter.

[موسي الأسود]

لإضافة سجل إلى الجدول • افتح الجدول الذي ترغب في إضافة السجل إليه.
• تأكد من أنك في نمط العرض ورقة البيانات، من خلال الضغط على قائمة عرض المنسدلة وتحديد عرض ورقة البيانات.
• اضغط على أيقونة سجل جديد على شريط الأدوات.
• فيضع برنامج أكسيس المؤشر في أول حقل في السجل الجديد.
• أدخل البيانات في الخلية، وعند الانتهاء، اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي وابدأ في إدخال البيانات. عندما تنتهي من إدخال البيانات في جميع الحقول، اضغط على مفتاح Tab وسوف يتم إنشاء سجل جديد.
تحديد المفاتيح
إعداد مفتاح أساسي تقوم المفاتيح الأساسية بتحديد كل سجل في الجدول وتقدم المميزات التالية:
• يتم تلقائيا إنشاء فهرس من أجل المفتاح الأساسي. ويؤدي ذلك إلى زيادة سرعة عمليات فرز واسترجاع البيانات.
• يُستخدم المفتاح الأساسي في إنشاء العلاقات.
• يتم عرض السجلات الموجودة في نموذج أو ورقة بيانات حسب ترتيب المفتاح الأساسي.
• لا يسمح بالسجلات المتكررة، لذلك فكل السجلات تكون فريدة.
قد يتكون المفتاح الأساسي من حقل أو أكثر.
لإعداد حقل واحد كمفتاح أساسي • في طريقة عرض تصميم الجدول، حدِّد الحقل الذي ترغب في تعيينه كمفتاح أساسي. ويمكنك القيام بذلك من خلال الضغط في أي مكان في الحقل أو الضغط على محدِّد الحقل في الجانب الأيسر من اسم الحقل.
• اختر مفتاح أساسي من قائمة تحرير.
أو اضغط على أيقونة مفتاح أساسي على شريط الأدوات قياسي.
• يوضِّح الشكل التالي جدول Orders (في طريقة عرض التصميم) مع رمز المفتاح الأساسي بجوار حقل OrderID.
لإعداد أكثر من حقل كمفتاح أساسي • في طريقة عرض تصميم الجدول، اضغط على محدِّد الحقل يسار اسم أول حقل. اضغط على مفتاح Ctrl وأثناء ذلك اضغط على محدِّدات الحقول يسار كل الحقول الأخرى المكوِّنة للمفتاح الأساسي.
• اختر مفتاح أساسي من قائمة تحرير.
أو اضغط على أيقونة مفتاح أساسي على شريط الأدوات قياسي.
ما هو الفهرس؟ يستخدم برنامج أكسيس الفهارس لتسريع عمليات البحث في جدول باستخدام حقل معين. كما يتم استخدام الفهارس لضمان عدم تكرار محتويات الحقل.
لإنشاء فهرس • افتح الجدول الذي يحتوي على حقل ترغب في إنشاء فهرس فيه.
• انتقل إلى طريقة عرض تصميم الجدول من خلال الضغط على قائمة عرض المنسدلة، وتحديد أمر عرض التصميم.
• حدِّد الحقل الذي ترغب في عمل فهرس له، من خلال الضغط على اسم الحقل في عمود اسم الحقل.
• تأكد من تحديد علامة التبويب عام في قسم خصائص الحقل .
• اضغط على مربع النص يسار خاصية حقل مفهرس، فيظهر سهم متجه لأسفل يساره.
• اضغط على السهم لعرض قائمة بخيارات الفهرس.
• حدِّد نعم (تكرار موافق) وسوف يقوم أكسيس بإنشاء فهرس مع السماح بتكرار البيانات. حدِّد نعم (بدون تكرار) وسوف يقوم أكسيس بإنشاء فهرس لكنه لن يسمح بوجود أكثر من سجلين يحتفظان بنفس البيانات في الحقل (لن تتكرر محتويات الحقل).
تعديل سمات تخطيط الجدول : لتحديد عمود باستخدام الفأرة • انقل مؤشر الفأرة إلى محدِّد العمود. وسوف يتغير المؤشر إلى سهم متجه لأسفل.
• اضغط على زر الفأرة.
لتحديد أعمدة متجاورة باستخدام الفأرة • اضغط على محدِّد العمود الأول واسحب مؤشر الفأرة إلى محدِّدات الأعمدة الأخرى.
أو اضغط على محدِّد العمود الأول ثم اضغط على مفتاح SHIFT، وأثناء ذلك اضغط على محدِّد آخر عمود في مجموعة الأعمدة التي ترغب في تحديدها.
لنقل أعمدة • حدِّد الأعمدة التي ترغب في نقلها، أفلت زر الفأرة.
• اضغط على محدِّد أي من الأعمدة المظللة واسحبها إلى مكانها الجديد. أثناء سحب الأعمدة، يظهر شريط متصل بين الأعمدة يشير إلى المكان الحالي الذي تم نقل الأعمدة إليه.
لتغيير عرض عمود • انقل مؤشر الفأرة إلى الحد الأيمن لمحدِّد العمود (الحقل). فيتغير شكل المؤشر إلى شريط رأسي متصل يتوسطه سهم أفقي مزدوج الاتجاه.
• اسحب حد العمود إلى الحجم المطلوب.
لتغيير عرض مجموعة من الأعمدة المتجاورة • حدِّد الأعمدة.
• اسحب الحد الأيمن لمحدِّد العمود ( الحقل) حتى تحصل على الحجم المطلوب.
أو اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن، حدِّد عرض العمود من القائمة المنسدلة وأدخل العرض الجديد للعمود.
لتغيير عرض العمود إلى الاحتواء الأفضل • انقل مؤشر الفأرة إلى يمين محدِّد الحقل.
• قم بالضغط مرتين باستخدام زر الفأرة.
لتغيير عرض مجموعة من الأعمدة المتجاورة إلى الاحتواء الأفضل • حدِّد الأعمدة.
• اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن على أحد الأعمدة المحدَّدة.
• اختر عرض العمود من القائمة المنسدلة.
• اضغط على زر الاحتواء الأفضل.
لتغيير ارتفاع صف • انقل مؤشر الفأرة إلى الخط الذي يفصل بين محدِّدي سجل.
• اسحب الصف إلى الارتفاع الجديد.
أو اضغط باستخدام زر الفأرة الأيمن، ثم حدِّد ارتفاع الصف من القائمة المنسدلة وأدخل الارتفاع الجديد للصف، فتتغير كل الصفوف طبقا للارتفاع الجديد.
لإخفاء عمود يمكن إخفاء الأعمدة، وهو ما يفيد في عرض الأعمدة التي تحتاجها فقط.
• حدِّد العمود الذي ترغب في إخفائه.
• اضغط على قائمة تنسيق المنسدلة، وحدِّد أمر إخفاء الأعمدة. فيختفي العمود من العرض، إلا أن البيانات الموجودة فيه لن تتأثر بذلك.
لإظهار عمود مخفي • اضغط على قائمة تنسيق المنسدلة، ثم حدِّد أمر إظهار أعمدة، فيتم عرض مربع الحوار .
• في المثال السابق، تم إخفاء عمود De******ion. لإظهار العمود، حدِّد مربع اختيار حقل De******ion ثم اضغط على زر إغلاق.
تجميد أعمدة يكون عدد الأعمدة، في المعتاد، أكثر بكثير مما هو معروض على الشاشة. وعند ذلك، لن تتمكن من رؤية الحقول الموجودة في أقصى اليسار كلما انتقلت إلى يمين الجدول. ولكن العمود الذي يتم تجميده، يبقى كما هو على الشاشة عند الانتقال إلى أعمدة أخرى في الجدول.
• حدِّد عمودًا أو عدة أعمدة.
• اختر تجميد أعمدة من قائمة تنسيق.
أو اضغط بزر الفأرة الأيمن على العمود واختر تجميد أعمدة.
لإلغاء تجميد كل الأعمدة • اختر إلغاء تجميد كافة الأعمدة من قائمة تنسيق.
لتطبيق تنسيق تأثير الخلية • من قائمة تنسيق، حدِّد ورقة بيانات، فيؤدي ذلك إلى عرض مربع حوار تنسيق ورقة البيانات.
لعرض أو إخفاء خطوط شبكة الجدول • في جزء خطوط الشبكة المعروضة من مربع الحوار، حدِّد الخيارات المطلوبة.
لتغيير لون خطوط الشبكة • في جزء لون خطوط الشبكة، اضغط على السهم المتجه لأسفل وحدِّد اللون المطلوب.
لاختيار تأثير خلية غير مفصل أو بارز أو غاطس • في جزء تأثير الخلية من مربع الحوار، حدِّد الخيار المطلوب سواء كان غير مفصل أم بارز أم غاطس.
لتغيير لون خلفية الخلايا المحدَّدة • في جزء لون الخلفية من مربع الحوار، اضغط على السهم المتجه لأسفل وحدِّد اللون المطلوب.
لتغيير الخط المستخدم في ورقة البيانات • اختر خط من قائمة تنسيق لعرض مربع حوار.
• حدِّد الخيارات المطلوبة في كل جزء من أجزاء مربع الحوار.
• اضغط على زر موافق.

[موسي الأسود]

تعديل سمات الحقل
الخلفية • يختلف عدد وطبيعة خصائص الحقل تبعًا لنوع البيانات. في بعض الحالات، يؤدي الضغط على مربع خاصية الحقل إلى عرض سهم متجه لأسفل أو زر منشئ التعبير. اضغط على هذا السهم لعرض قائمة تحديد منسدلة.
حجم الحقل يُحدِّد حجم الحقل عدد الخانات المسموحة إذا كان نصياً أو نوع الرقم إذا كان رقميا، علماً أنه يوجد خمسة أنواع للحقل الرقمي يمكن الاختيار من بينها. انظر إلى المعلومات في الجزء الأيسر من قسم خصائص الحقل لمعرفة المزيد عن الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بربط الحقل مع حقل Counter في علاقة جزء بمجموعة أجزاء، ينبغي عليك اختيار عدد صحيح طويل.
تنسيق يستخدم لتنسيق طريقة عرض التواريخ والأرقام. اختر التنسيق المناسب من القائمة المنسدلة.
قناع الإدخال يقدم قناعًا مرئيًا لتوجيه عملية الإدخال. يمكنك أن تستخدم معالج قناع الإدخال لبعض التنسيقات القياسية.
تعليق يظهر بدلاً من اسم الحقل في رأس العمود وفي العناوين وفي النماذج والتقارير وما شابه ذلك.
القيمة الافتراضية يتم إدخال القيمة الافتراضية تلقائيًا في الحقل عند إنشاء السجل. ويستطيع المستخدم تغييرها عند الحاجة.
قاعدة التحقق من الصحة هو تعبير يستخدم للتحقق من صحة البيانات المدخلة.
نص التحقق من الصحة هو النص الذي يتم عرضه عند حدوث تعارض مع قاعدة التحقق من الصحة.
مطلوب يجب إدخال بيانات فيه (لا يسمح بتركه خالياً).
السماح بطول صفري يطبق على حقول النص والمذكرة. حيث يسمح بوضع قيمة للفراغ. ويختلف ذلك عن القيمة الخالية، التي تكون للحقل عندما لا يتم إدخال أي شيء فيه .
مفهرس يزيد ذلك من سرعة البحث. وإذا كنت بصدد القيام بعمليات بحث متكررة على الحقل، فينبغي أن تقوم بفهرسته. والخيارات هي: لا (القيمة الافتراضية) ونعم (تكرار موافق) ونعم (بدون تكرار). ويتم تلقائيًا تعيين حقول المفتاح الأساسي على نعم (بدون تكرار).
ضغط Unicode يتاح هذا الخيار مع أنواع البيانات نص ومذكرة وارتباط تشعبي. عندما يتم تمكينه، تقِّل مساحة التخزين المطلوبة لهذه الأنواع من البيانات. في أغلب الأحوال، يجب أن يتم تمكين هذا الخيار.
لتعديل محتويات حقل • اضغط داخل الحقل الذي ترغب في تحريره. فيتم عرض نقطة الإدراج داخل مربع الحقل.
• اكتب البيانات الجديدة في مربع الحقل.
• اضغط على مفتاح Enter. لحذف سجل
• حدِّد السجل.
• اضغط على مفتاح Delete.
• اضغط على زر لا للتراجع عن الأمر، أو اضغط على نعم لتنفيذه.
تحذير: لا يتاح أمر التراجع بعد حذف السجل.
لحذف محتويات حقل • حدِّد الحقل واضغط على مفتاح Delete.
لاستبدال محتويات الحقل بالكامل • حدِّد الحقل واكتب القيمة الجديدة.
لإضافة سجلات إلى جدول ورقة البيانات • ضع نقطة الإدراج في أول حقل في السجل الخالي.
• اكتب قيمة في كل حقل من حقول السجل (اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الحقل التالي).
• عندما تصل إلى آخر حقل، يؤدي الضغط على Tab إلى وضع نقطة الإدراج في أول حقل من السجل الجديد التالي. ويقوم أكسيس بحفظ السجل بالكامل بمجرد أن تنتقل إلى السجل التالي.
لحذف سجلات • حدِّد السجلات المطلوب حذفها.
• اضغط على مفتاح Delete.
• اضغط على لا للتراجع عن الأمر، أو اضغط على نعم لتنفيذ الأمر.
تحذير: لا يتاح أمر التراجع بعد حذف السجل.