ICDL موديول 5 الـ Access

[موسي الأسود]

الموديول الخامس Access

ما هي البيانات؟ تعبر البيانات عن نصوص أو أرقام أو صور وفي بعض الأحوال أصوات، حيث يتم معالجة كل من هذه العناصر أو تخزينها في الحاسوب. ومما يذكر أن البيانات في حد ذاتها قد تكون بلا معنى. لذلك، سوف نحتاج إلى تفسيرها أو (معالجتها) لكي تصبح معلومات نستطيع فهمها وإدراكها.
لذلك، تعتبر المعلومات بيانات ذات مغزى معين.
ولكي نوضح الفرق بين مفهومي البيانات والمعلومات، مثلاً تشير كلمات مثل، خدمة العملاء و15000 و10 إلى بيانات. لكن إذا أمكن تفسيرها على أنها بيانات خاصة بشركة معينة، فقد تشير البيانات مثلاً إلى أن قسم خدمة العملاء به 10 موظفين ومتوسط الدخل السنوي للموظف هو 15000 دولار. عندئذ تصبح هذه البيانات معلومات. بطبيعة الحال، يمكن تفسير نفس هذه البيانات بشكل آخر مختلف.
من الجدير بالذكر أن البيانات تعتبر بمثابة المكونات الأساسية التي يقوم عليها أي عمل، وعندما يتم معالجتها ودمجها مع بعضها باستخدام تقنيات متعددة تظهر نتائج مختلفة.

ما هي قاعدة البيانات؟ أبسط تعريف لقاعدة البيانات هو:
مجموعة من البيانات المرتبطة مع بعضها والتي تختص بموضوع أو أكثر.
فيما يلي عدد من الأمثلة التي يمكن أن تشير إلى قاعدة بيانات:
• دليل الهاتف
• جدول مواعيد القطارات
• دفتر العناوين
• معلومات عن العملاء في شركة معينة
• سجلات المبيعات في إحدى الشركات


مصطلحات أساسية الملف: مجموعة من السجلات المتعلقة بنفس الموضوع
• قائمة العملاء
• قائمة المنتجات
• مواعيد القطارات
السجل: المعلومات الخاصة بعنصر معين
• العميل
• المنتج
• القطار
الحقل: عناصر البيانات الفردية الخاصة بكل سجل
• العميل – الاسم والعمل والعنوان ورقم الهاتف
• المنتج – وصف المنتج وسعر التكلفة وسعر البيع
• القطار – الجهة والسائق وعدد المقاعد ونوع عربات القطار
كذلك، يتم تحديد الحقول من خلال حجم ونوع المعلومات التي تحتوي عليها.

مما يذكر أن قواعد البيانات تأتي في شكلين أساسيين:
قاعدة البيانات غير المفهرسة تستخدم قاعدة البيانات غير المفهرسة في حالة القوائم البسيطة، وقد تكون البيانات مكررة داخل قاعدة البيانات.

قواعد البيانات العلائقية في قاعدة البيانات العلائقية، يتم وضع البيانات في عدد من الملفات المرتبطة مع بعضها وذلك للحد من تكرار البيانات. تتميز عمليات البحث والتحليل والتأمين للبيانات التي تتم من خلال قاعدة البيانات العلائقية بالسهولة واليسر.
افترض مثلاً وجود شركة بها موظفين وعملاء وتقدم منتجات أو خدمات. ويجب على العميل أن يسجل طلب شراء للحصول على هذه المنتجات أو الخدمات.
قمنا بتحديد خمس ملفات أو جداول مختلفة هي:
• الموظف
• العميل
• المنتج
• طلب الشراء
• تفاصيل طلب الشراء
بطبيعة الحال، هناك طلبات شراء لأكثر من منتج. لذلك، فسوف نحتاج إلى جدول مرتبط من أجل تفاصيل طلب الشراء.
الجداول المحدَّدة بأعلى لها علاقات ببعضها البعض:
• الموظف يبيع للعميل.
• العميل يطلب شراء منتج.
• يحتوي طلب الشراء على تفاصيل الشراء.


أنواع العلاقات عندما يقوم أحد العملاء بتقديم طلب للشراء، قد يكون هذا الطلب موجهًا لعدد من المنتجات. لمزيد من التوضيح، قد يكون هناك عدد من المنتجات في طلب شراء واحد. يعرف ذلك باسم علاقة جزء بمجموعة أجزاء وهي العلاقة الأكثر شيوعًا. هناك كذلك علاقة جزء بجزء الأقل شيوعًا. أما علاقة مجموعة أجزاء بمجموعة أجزاء، فغير مسموح بها في أكسيس: حيث يتم معالجتها كعلاقة جزء بمجموعة أجزاء من خلال إعداد جداول مرتبطة إضافية. ويوضِّح الشكل أدناه هذه العلاقات.
لاحظ رمز 1 الذي يشير إلى الجانب الفردي من العلاقة ورمز  الذي يشير إلى الجانب المتعدد.
في مثال علاقة جزء بمجموعة أجزاء، يعتبر حقل CustomerID هو الذي يربط بين الجدولين. في جدول العملاء، يعمل هذا الحقل كمفتاح أساسي (primary key). إذ يقوم المفتاح الأساسي بتحديد كل سجل في الجدول، وفي بعض الحالات، قد يكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل واحد (مثل CustomerID) أو قد يكون مجموعة من الحقول (مثل OrderID + LineNo الذي سيحدِّد سجلاً في جدول طلب الشراء). وبمعرفتك للبيانات الموجودة في الجدول، يمكنك تحديد الحقل أو مجموعة الحقول التي ستحدِّد السجلات الموجودة في هذا الجدول.
في جدول طلبات الشراء، يعمل CustomerID كمفتاح خارجي
(foreign key) يرتبط بالجدول الأساسي في العلاقة وهو هنا جدول العميل.

[موسي الأسود]

لماذا نستخدم قاعدة البيانات الإليكترونية؟ تسمح لنا قواعد البيانات الإليكترونية بتنفيذ المهام نفسها التي تتم في قواعد البيانات التقليدية ولكن مع المميزات التالية:
• السرعة الفائقة
• سهولة الاستخدام
• تخزين قدر هائل من البيانات
• السماح بإدخال وتحرير البيانات بسهولة شديدة
• التحديث التلقائي وإعادة حساب البيانات
• السماح بفرز البيانات في سرعة وسهولة
• السماح بالبحث عن البيانات وتحديدها
• تنسيق وتنظيم وتقديم البيانات بالطريقة التي تفضلها
• مشاركة المعلومات مع برامج / تطبيقات أخرى
• وعلى شبكات الاتصال، تسمح لك قواعد البيانات بمشاركة مجموعة واحدة من المعلومات مع العديد من المستخدمين وهو ما يقلل من تكرار البيانات.
• الإقلال من عملية تكرار البيانات وبالتالي معالجة مشكلة الاحتفاظ بعدد من النسخ المحدثة لقاعدة البيانات نفسها.

لماذا نستخدم قاعدة بيانات أكسيس؟ تعتبر قاعدة بيانات أكسيس بمثابة نظام لإدارة قواعد البيانات العلائقية وتشكّل مع باقي تطبيقات مايكروسوفت مثل : وورد وإكسيل وباوربوينت والبريد الإليكتروني ومجموعة برامج مايكروسوفت أوفيس بروفيشنل (Microsoft Office Professional).
تقدم قاعدة بيانات أكسيس طريقة فعالة لتخزين وفرز ومعالجة واستعادة البيانات.
تم تطوير أكسيس بواسطة مايكروسوفت، الشركة نفسها التي طورت نظام التشغيل ويندوز.
تجدر الإشارة إلى أن أهم سمات أكسيس تكمن في سهولة الاستخدام بالنسبة للمبتدئين حيث يمكنك باستخدام عمليات بسيطة تطوير قواعد البيانات في سهولة كبيرة. كما تُستخدم قواعد بيانات أكسيس لتطوير نظم التطبيق المتقدمة.
يسمح برنامج أكسيس أيضًا بقدر كبير من إمكانية تعديل الحقول والجداول بعد إدخال البيانات.
مقدمة لقاعدة بيانات أكسيس تستخدم قاعدة بيانات أكسيس إلى حد بعيد المصطلحات نفسها التي سبق لنا توضيحها من قبل. وذلك باستثناء استخدام مصطلح الجداول بدلاً من الملفات، وهذا الأمر مناسب حيث إن معظم المعلومات التي تستخدمها تكون بطبيعتها بصورة جداول.


يطلق على طريقة عرض هذا الجدول اسم ورقة البيانات، وهي عادةً الطريقة التي يعرض من خلالها برنامج أكسيس البيانات. بطبيعة الحال، قد تكون قاعدة البيانات صغيرة الحجم جدًا مثل دفتر عناوين لأحد الأشخاص، وقد تكون ضخمة تحتوي على كميات هائلة من البيانات التي تختص بعمليات وأنشطة تجارية كبيرة جدًا.
تقديم أدوات أكسيس عند العمل في قاعدة بيانات، سيطلب منك القيام بأكثر من مجرد عرض البيانات. ولكي تقوم بمعالجة البيانات وتقديمها على شكل معلومات، تحتاج لمجموعة من الأدوات أو الوسائل.
ما هي النماذج؟ يمكنك أن تستخدم النموذج في إدخال أو تحرير أو عرض المعلومات في سجلات قاعدة البيانات.
يسمح لك كذلك بعرض ما ترغب فيه بالطريقة المفضلة لديك.
وبذلك، يمكنك إنشاء النماذج لكي تؤدي عمل المستندات الورقية.
ما هو الاستعلام؟ الاستعلام عبارة عن سؤال خاص بالبيانات، مثل:
• ما عدد الحسابات المتأخرة؟
• ما عدد عملاء الشركة في مملكة البحرين؟
عندما تقوم بالاستعلام من قاعدة البيانات، ستحصل على أحدث المعلومات المتوفرة.
ما هي التقارير؟ يتم استخدام التقرير في طباعة وعرض المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
تسمح لك التقارير بتقديم معلوماتك بالطريقة التي ترغب فيها وتمكِّنك من:
• تجميع المعلومات
• حساب الإجماليات والمتوسطات

لتشغيل برنامج أكسيس • اضغط على أيقونة Start.
• اضغط على Programs.
• اضغط على أيقونة
Microsoft Access من القائمة الفرعية المعروضة.

إطار تطبيق أكسيس يستخدم إطار برنامج أكسيس نفس التخطيط القياسي لكل تطبيقات مايكروسوفت ويندوز. حيث يتم عرض شريط العنوان أعلى الإطار مع مربع قائمة التحكم في اليسار والأزرار الخاصة بالإغلاق والتصغير واستعادة الحجم في الجانب الأيمن من الإطار، وتحت شريط العنوان هناك شريط القوائم. عندما تقوم بتشغيل برنامج أكسيس، تتاح فقط قائمتا ملف وتعليمات ويتم تعطيل بقية الأزرار على شريط الأدوات، يرجع ذلك إلى عدم فتح أية قاعدة بيانات.

شريط أدوات أكسيس يحتوي شريط أدوات برنامج مايكروسوفت أكسيس على أزرار تقدم اختصارات للأوامر الموجودة في شريط القوائم. هناك العديد من أشرطة الأدوات المتاحة، حيث يمكن عرضها من خلال تحديد أشرطة الأدوات من قائمة عرض. وإذا لم تكن عالمًا بوظيفة الزر، ضع مؤشر الفأرة على الزر لتحصل على وصف بسيط لوظيفته.

[موسي الأسود]

لفتح قاعدة بيانات عند تشغيل أكسيس • من مربع الحوار المفتوح، حدِّد خيار فتح ملف موجود. ثم حدِّد الملف المطلوب واضغط على زر موافق.

لفتح قاعدة بيانات أكسيس بعد تشغيل البرنامج • من قائمة الملف، اختر فتح.
ملحوظة: قد يتم وضع قواعد البيانات التي جرى استخدامها مؤخرًا أسفل قائمة الملف. إذا وجدت قاعدة البيانات المطلوبة في القائمة، اضغط عليها لفتحها.
كما يمكنك فتح ملف بالضغط على أيقونة فتح على شريط الأدوات قياسي.
• حدِّد اسم الملف من القائمة المعروضة على الجانب الأيسر من المربع (قد تحتاج إلى البحث في مجلدات أخرى حتى تصل إلى
قاعدة البيانات المطلوبة).
• اضغط على زر فتح في مربع الحوار لإتمام العملية.

لإضافة قاعدة بيانات إلى مجلد "المفضلة" • افتح برنامج أكسيس، ثم قم بعرض مربع الحوار فتح. حدِّد مكان العنصر الذي ترغب في إضافته إلى مجلد المفضلة. في المثال الموضَّح أدناه تم تحديد ملف قاعدة بيانات Northwind.

• اضغط على القائمة المنسدلة أدوات (في شريط أدوات مربع الحوار فتح)، ثم حدِّد الأمر إضافة إلى المفضلة.
فيتم إضافة العنصر المحدَّد إلى مجلد المفضلة.

فتح قاعدة بيانات من مجلد "المفضلة" • لفتح ملف موجود في المفضلة، اعرض في البداية مربع الحوار فتح.
• اضغط على أيقونة المفضلة في الجانب الأيسر من مربع الحوار فتح.
• يتم عرض العناصر المضافة إلى المفضلة في إطار مربع الحوار، على النحو الموضَّح أدناه.
• اضغط على العنصر المطلوب، في هذه الحالة Northwind.mdb، ثم اضغط على زر فتح لفتح الملف.
إطار قاعدة بيانات أكسيس يظهر إطار قاعدة بيانات أكسيس داخل إطار تطبيق أكسيس عند فتح قاعدة البيانات. ويقدم الإطار طريقة سهلة للوصول إلى كل عناصر قاعدة البيانات.
تتيح الأيقونات الموجودة في الجانب الأيمن إمكانية الوصول إلى الجداول أو الاستعلامات أو النماذج أو التقارير أو وحدات الماكرو أو الوحدات النمطية. سوف نتعرض لبعض هذه العناصر بشيء من التفصيل في
الأجزاء اللاحقة . يمكنك تحديد الكائن من خلال الضغط عليه لمرة واحدة باستخدام الفأرة. وكذلك، يمكن تحديد الكائن من خلال اختياره من قائمة عرض المنسدلة.

[موسي الأسود]

لفتح جدول • في إطار قاعدة بيانات أكسيس، اضغط مرة واحدة على أيقونة جداول.
• في قائمة الجداول، قم بالضغط مرتين على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه.
أو اضغط على اسم الجدول الذي ترغب في فتحه، ثم اضغط على زر فتح.
• فيتم عرض ورقة البيانات للجدول الذي قمت بتحديده.
إطار الجدول يظهر الجدول المفتوح من إطار قاعدة البيانات على شكل ورقة بيانات. ويتغير شريطا القوائم والأدوات ليشتملا على الخيارات المرتبطة بالجداول.
تشير رؤوس الأعمدة، تحت شريط العنوان مباشرة، إلى أسماء الحقول، ويحتوي كل صف على سجل منفصل.
قد يحتوي الجدول على عدد أكبر من الأعمدة عما يمكن عرضه داخل الإطار، وفي هذه الحالة، تظهر الأعمدة التي في أقصى اليسار فقط. تُعرف المربعات المظللة يسار السجلات بمحدِّدات السجل، ويشير السهم فيها إلى السجل المحدَّد حاليًا. كما توجد علامة النجمة (*) مكان محدِّد السجل الخالي التالي.
في أسفل الإطار، أعلى سطر الحالة، يوجد شريط تمرير يحتوي على أزرار تمكِّّّّّن من الانتقال من سجل لآخر ومربعات تعرض رقم السجل الحالي والعدد الإجمالي للسجلات الموجودة في الجدول. وعند فتح ملف، يشير مربع رقم السجل الحالي بشكل طبيعي إلى السجل الأول.

للانتقال إلى حقل باستخداممؤشر الفأرة • ضع مؤشر الفأرة على الحقل المطلوب واضغط عليه، فيتغير شكل المؤشر، حسب نوع الحقل.
ملحوظة: إذا قمت بالضغط على أقصى يسار الحقل (محدِّد السجل)، سيتم تحديد الحقل بأكمله.

لتعديل محتويات الحقل • اضغط على الحقل الذي ترغب في تحريره، فيتم وضع نقطة الإدراج داخل مربع الحقل.
• اكتب البيانات الجديدة داخل مربع الحقل.
• اضغط على مفتاح Enter.
لحفظ جدول • اختر حفظ من قائمة ملف.
• أو اضغط على أيقونة حفظ الموجودة على شريط الأدوات.
لحفظ قاعدة البيانات • اختر حفظ من قائمة ملف.
أو اضغط على أيقونة حفظ على شريط الأدوات.

لحفظ ملف قاعدة بيانات على قرص مرن لا توجد طريقة سهلة داخل برنامج أكسيس لحفظ قاعدة بيانات مفتوحة على قرص مرن. مع ذلك، يمكنك استخدام ويندوز إكسبلورار في نسخ الملف إلى القرص المرن.
• شغِّل برنامج ويندوز إكسبلورار.
• حدِّد ملف قاعدة البيانات على القرص الصلب الذي ترغب في نسخه إلى القرص المرن.
• اضغط بالزر الأيمن للفأرة على الملف وحدِّد الأمرSend To 3.5Floppy.

لإغلاق قاعدة البيانات • اختر إغلاق من قائمة ملف.
أو اضغط على مربع قائمة التحكم في إطار قاعدة البيانات ثم اختر Close .
أو قم بالضغط مرتين على مربع قائمة التحكم.
أو اضغط على Ctrl+F4.
تلميح اليوم
افتراضيًا، يقوم أكسيس بعرض تلميح اليوم في كل مرة يتم فيها تشغيل البرنامج. إذا حافظت على قراءة التلميحات باستمرار، ما من شك في أنك ستستفيد كثيرًا منها في تطوير مهاراتك في استخدام البرنامج.
ما هو مساعد أوفيس؟ افتراضيًا، سوف ترى كائنًا لطيفًا عند ظهور تلميح اليوم. يمكنك أن تطرح سؤالاً على هذا الكائن، ويقوم مساعد أوفيس بعرض المعلومات المطلوبة على الشاشة. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية استخدام هذا المنتج، ينبغي عليك قراءة فقرات التعليمات المقدمة، كما يمكنك أن تختار تنفيذ التلميح أو تفسيره أو تجاهله.
عرض مساعد مايكروسوفت أوفيس • يتم عرض مساعد أوفيس افتراضيًا. إذا كان المساعد مختفيًا وأردت تنشيطه، اضغط على أيقونة تعليمات Microsoft Access.
لإخفاء مساعد مايكروسوفت أوفيس • اضغط بالزر الأيمن للفأرة على مساعد أوفيس، ومن القائمة المعروضة اضغط على أمر إخفاء.
سمة "ما هذا؟"• داخل العديد من مربعات الحوار سوف تجد رمزًا على شكل علامة استفهام في الجانب الأيمن العلوي من مربع الحوار. على سبيل المثال، اضغط على قائمة أدوات المنسدلة، ثم حدِّد الأمر خيارات لعرض مربع الحوار خيارات، وسوف تجد إمكانية المساعدة في الجزء الأيمن العلوي من مربع الحوار (قد لا تشتمل بعض مربعات الحوار على هذه السمة). لاستخدام سمة ما هذا؟ الخاصة بنظام التعليمات، اضغط على علامة الاستفهام ثم اضغط على العنصر في مربع الحوار الذي ترغب في التعرف عليه.
• في المثال الموضَّح أدناه، قمنا بفتح مربع حوار عرض العمود وعرضنا سمة ما هذا؟ لمربع الاختيار عرض قياسي.
نمط عرض تصميم الجدول عندما تقوم بفتح جدول، سوف يتم عرض هذا الجدول باستخدام طريقة (نمط) عرض ورقة البيانات. وعند إنشاء جدول جديد سوف ترى هذا الجدول في طريقة عرض التصميم. لتعديل جدول ينبغي عليك في البداية الانتقال إلى طريقة عرض التصميم.
للانتقال إلى طريقة عرض التصميم • اختر عرض التصميم من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض التصميم على شريط الأدوات.
للانتقال إلى طريقة عرض ورقة البيانات • اختر عرض ورقة البيانات من قائمة عرض.
أو اضغط على أيقونة عرض ورقة البيانات على شريط الأدوات.
تخصيص أشرطة الأدوات تسمح لك أشرطة الأدوات في برنامج أكسيس بتحديد الأوامر والسمات في سرعة وسهولة. وعلى الرغم من أن هناك أشرطة أدوات افتراضية، يمكنك تخصيص هذه الأشرطة لعرض الأيقونات الخاصة بالأوامر التي يتكرر استخدامها، كذلك، يمكنك عرض مجموعة من أشرطة الأدوات على الشاشة في وقتٍ واحد، وسحب الأيقونات وإسقاطها بين أشرطة الأدوات.
لعرض أو إخفاء شريط الأدوات • لعرض شريط أدوات، حدِّد أمر أشرطة الأدوات من قائمة عرض فيتم عرض قائمة بأشرطة الأدوات المتاحة، ومنها: قياسي وتنسيق وويب وما إلى ذلك.
• اختر شريط الأدوات الذي ترغب في عرضه من خلال الضغط عليه في القائمة.
الطريقة المبسطة لعرض أو إخفاء أشرطة الأدوات • تلميح: من الطرق السريعة لعرض / إخفاء أشرطة الأدوات الضغط بالزر الأيمن للفأرة على شريط أدوات معروض، فيؤدي ذلك إلى عرض قائمة أشرطة الأدوات المنسدلة، حيث يمكنك تحديد أو إلغاء تحديد أشرطة الأدوات.
لإنشاء شريط أدوات جديد • من قائمة عرض، اختر أشرطة الأدوات ثم اضغط على تخصيص، فيتم عرض مربع الحوار تخصيص.
• حدِّد علامة التبويب أشرطة الأدوات، ثم حدِّد خيار جديد لعرض مربع الحوار شريط أدوات جديد.
• أدخل اسمًا لشريط الأدوات الجديد واضغط على Enter. فيتم عرض شريط الأدوات الجديد في القائمة في قسم أشرطة الأدوات.
لإضافة أو حذف أيقونة من شريط الأدوات • لإضافة أيقونة إلى شريط أدوات معروض، اختر أشرطة الأدوات ثم اختر تخصيص من قائمة عرض لعرض مربع الحوار تخصيص، على النحو الموضَّح أدناه. حدِّد علامة التبويب أوامر وابحث عن الزر الذي ترغب في إضافته. اضغط على الزر الذي قمت باختياره واسحبه إلى شريط الأدوات الذي ترغب في إضافته إليه.
• لحذف أيقونة، اضغط على مفتاح Alt، وأثناء ذلك اضغط بزر الفأرة الأيسر على الأيقونة التي ترغب في حذفها، واسحبها خارج شريط الأدوات ثم أفلت مفتاح Alt وزر الفأرة.

نستكمل لاحقا

[موسي الأسود]

تصميم قاعدة بيانات من الأهمية بمكان، قضاء بعض الوقت في تصميم قاعدة بيانات خاصة بك، فالمعرفة النظرية لا تكفي وحدها أبدًا بل لابد من التجريب العملي.
أسئلة مهمة عندما تشرع في إنشاء قاعدة بيانات، ينبغي الإجابة على مجموعة من الأسئلة التي ستحدِّد إجاباتها شكل قاعدة البيانات.
ما هو الهدف من قاعدة البيانات؟ ينبغي عليك في البداية تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات. فمن المهم جدًا تحديد احتياجاتك قبل بدء العمل.
يخطئ الكثيرون عندما يحاولون تحديد البيانات الخاصة بقاعدة البيانات قبل تحديد الهدف منها.
ما هي البيانات التي ينبغي إدخالها؟ يلي تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات، تحديد البيانات التي ينبغي إدخالها وتصميمها في حقولٍ وجداول.
ما الذي أحتاج إلى القيام به؟ يقودك هذا السؤال للتفكير في عمليات المعالجة التي تحتاج إلى تنفيذها للحصول على المعلومات (النتائج) التي تريدها، وتتضمن المعالجة القيام بعمليات مثل البحث والفرز والحساب وما إلى ذلك.
تحديد الاحتياجاتلكي تتمكن من تحديد احتياجاتك ينبغي عليك في البداية عمل رسم توضيحي مع توضيح التوثيق اللازم. وإذا كان تصميم قاعدة البيانات من أجل مستخدمين آخرين، فينبغي عليك عرض الرسم والتوثيق عليهم والتأكد من فهمك لحاجاتهم.
القواعد الأساسية للتصميم
منع تكرار محتويات السجل ينبغي تخصيص مفتاح أساسي لكل جدول. ويكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل أو مجموعة حقول بياناتها غير قابلة للتكرار بين السجلات. ومن المهم تحديد مفتاح أساسي للجدول للتأكد من عدم وجود سجلات مكررة. حدِّد المفتاح الأساسي بنفسك، فإذا تركت الأمر لبرنامج أكسيس، فسوف يقوم بإضافة حقل عدّاد في بداية كل سجل. وسوف يتزايد العدّاد مع كل سجل جديد يضاف إلى الجدول. وعلى الرغم من أن ذلك يضمن تميز السجل وعدم تكراره، فإنه يعني كذلك أن هناك احتمالية لتطابق البيانات في سجلين (باستثناء المفتاح نفسه).
منع تكرار الحقول إذا قمت بتكرار نفس النوع من المعلومات في الجدول، ينبغي عليك وضع هذه المعلومات المكررة في جدول آخر
جعل الحقول مرتبطة ينبغي أن يرتبط كل حقل موجود في السجل بموضوع السجل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الحقل مكررًا أو قد يخص جدولاً آخر.
التأكد من استقلال كل حقل ينبغي أن تتمكن من تغيير أي حقل في السجل دون التأثير على الحقول الأخرى.
التأكد من أن الحقول لا تحتوي على بيانات محسوبة أو مشتقة على سبيل المثال، سوف تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بالراتب الإجمالي ومجموع الاقتطاعات في سجل راتب الموظف ولا داعي لتخزين صافي الراتب حيث يمكن حسابه عند طباعة كشف الراتب.
التأكد من تجزئة البيانات حسب أصغر جزء منطقي قد يكون من المفيد الاحتفاظ بالأكواد البريدية للعملاء في حقل منفصل عن بقية العنوان، حتى يمكن تحليل المبيعات اعتمادًا على الأماكن التي يقيم بها العملاء.
إنشاء قاعدة بيانات كما سبق وأن رأينا، فإن أصعب مرحلة من مراحل إنشاء قاعدة بيانات هي مرحلة التصميم.
في بعض التطبيقات القياسية، يمكنك أن تستخدم معالجًا (Wizard) لمساعدتك في إنشاء كل جداولك، كما يمكنك إدخال البيانات مباشرةً في هذه الجداول. إضافة إلي ذلك، يعرض معالج الجداول مساعدتك في إنشاء نموذج للإدخال.
افترضت مايكروسوفت أن كل دولة من دول العالم تستخدم نفس التقسيمات الجغرافية وتنسيق الهاتف وهيكل الكود البريدي كما في الولايات المتحدة.
و سواء كنت تقوم بإنشاء جداول جديدة من البداية أم تستخدم المعالجات، سوف تحتاج إلى التعرف على أنواع البيانات وخصائص الجداول. كما ستحتاج إلى التعرف على المفاتيح الأساسية والفهارس. ويمكن اعتبار هذا أصعب جزء في عملية إنشاء ومعالجة الجداول.
• اختر جديد من قائمة ملف.
أو اضغط على Ctrl+N.
أو اضغط على أيقونة جديد على شريط الأدوات قياسي.
لإنشاء جدول باستخدام معالج الجداول • إذا ضغطت على قائمة ملف المنسدلة داخل إطار أكسيس، ثم
ضغطت على أمر جديد، فسوف ترى مربع حوار
• حدِّد أيقونة قاعدة بيانات واضغط على زر موافق، ثم اكتب اسمًا للملف عندما يُطلب منك ذلك. وبمجرد أن تضغط على زر إنشاء سوف ترى ما يلي:
• تأكد من تحديد أيقونة جداول، ثم قم بالضغط مرتين على أمر إنشاء جدول باستخدام المعالج. فيتم عرض مربع الحوار معالج الجداول .
إضافة حقول باستخدام معالج الجداول • اضغط على أحد أزرار الخيارات في يمين مربع الحوار لاختيار إما عمل أو شخصي.
لتحديد نموذج جدول • حدِّد نموذج الجدول المناسب من قائمة نماذج الجداول.
لإضافة حقول • حدِّد الحقل الذي ترغب في إضافته من خلال الضغط على اسم الحقل في قائمة نماذج الحقول.
• اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. في الشكل التالي، تم تحديد قواعد بيانات عمل، ومن القائمة المعروضة، تم تحديد نموذج الجدول قائمة المراسلات، وإضافة حقل تعريف_قائمة_المراسلات.
• عندما تقوم بإضافة حقل، سوف يتم تلقائيا نقل العنصر المحدَّد داخل قائمة نماذج الحقول إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. لإضافة المزيد من الحقول، حدِّد الحقل المطلوب من جزء نماذج الحقول واضغط على السهم المتجه لليسار.
لتغيير اسم حقل باستخدام معالج الجداول • حدِّد الحقل الذي ترغب في تغيير اسمه داخل جزء الحقول في الجدول الجديد في مربع الحوار معالج الجداول.

[موسي الأسود]

• اضغط على زر إعادة تسمية حقل، فيتم عرض مربع الحوار إعادة تسمية الحقل.
• أدخل اسماً جديداً للحقل ثم اضغط على زر موافق.
• بعد أن تنتهي من إضافة كل الحقول المطلوبة، اضغط على زر التالي لعرض الصفحة التالية لمعالج الجداول.
• في مربع نص ما هو الاسم الذي تريده للجدول؟ أدخل اسماً للجدول.
• يمكنك أن تترك للمعالج مهمة وضع المفتاح الأساسي، كما يمكنك إعداد المفتاح الأساسي بنفسك.
• اضغط على زر التالي للانتقال إلى الصفحة التالية من المعالج.
• يمكنك هنا تحديد الإجراء التالي بعد إنشاء الجدول.
• اضغط على زر إنهاء لإغلاق معالج الجداول وإنشاء الجدول.
• يتم عرض الجدول باستخدام نمط العرض ورقة البيانات للسماح لك بإدخال البيانات إلي الجدول .
لإنشاء جدول دون استخدام معالج الجداول • في إطار قاعدة البيانات، اضغط على أيقونة جدول.
• اضغط على زر جديد.
• في مربع الحوار جدول جديد، حدِّد طريقة عرض التصميم ثم اضغط على زر موافق.
• يتم عرض الجدول في تنسيق التصميم على النحو الموضَّح أدناه.
لإضافة اسم للحقل • أدخل اسم الحقل المطلوب في الخلية الخالية أسفل رأس اسم الحقل مباشرة.
• يمكنك على سبيل المثال إضافة اسم حقل مثل الاسم الأول. اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
لتحديد نوع البيانات • تعرف الخلية التالية بنوع البيانات. وهي تسمح لك بالتحكم في نوع البيانات التي سيتم إدخالها في الحقل. اضغط على السهم المتجه لأسفل لعرض قائمة بالخيارات المتاحة.
إذا قمت على سبيل المثال بتحديد رقم، فسوف يمكنك إضافة البيانات الرقمية فقط، وإذا حدَّدت نص، فسوف يمكنك إدخال نص فحسب وهكذا.
• اضغط على مفتاح Tab للانتقال إلى الخلية التالية.
إضافة وصف للحقل • هذه الخاصية اختيارية وهي تسمح لك بوصف مهمة الحقل للشخص الذي سوف يستخدم جدول قاعدة البيانات لاحقاً. فعندما يضغط ذلك الشخص داخل الحقل الذي يحتوي على الوصف، يتم عرض الوصف في شريط الحالة.
إضافة حقول جديدة إلى جدول قاعدة البيانات • اضغط على مفتاح Tab وسوف تتمكن من إضافة مجموعة جديدة من أسماء الحقول والخصائص والوصف على النحو المطلوب.
حفظ الجدول الجديد • اضغط على أيقونة الإغلاق في الجانب الأيمن العلوي من إطار تصميم الجدول وعندما ترى مربع الحوار الذي يسألك عن رغبتك في حفظ التعديلات، اضغط على زر نعم.
• إذا قمت بالضغط على زر نعم، فسوف يُطلب منك إدخال اسم الجدول.
• أدخل الاسم المطلوب، ثم اضغط على زر موافق.
• سوف يعرض النظام إضافة مفتاح أساسي.
• اضغط على زر نعم لإنشاء المفتاح الأساسي، فيقوم برنامج أكسيس بإضافة حقل جديد إلى الجدول. ومع أن هذا الأمر قد يكون مفيدًا إلا أنه من الأفضل أن تحدِّد بنفسك الحقل أو مجموعة الحقول التي تجعل السجل فريدًا، كذلك عليك أن تحدِّد بنفسك المفتاح الأساسي قبل حفظ تصميم الجدول.
• بعد حفظ التصميم، يظهر الجدول على شكل عنصر في علامة التبويب جداول لقاعدة البيانات (في المثال الموضَّح أدناه، الاسم الافتراضي للجدول هو جدول1).

[churchill2]

انا مستنية ينتهي عشان اشكـــــــــــــــــــــــرك يا عم موسي

[موسي الأسود]

المشاركة الأصلية بواسطة churchill2

انا مستنية ينتهي عشان اشكـــــــــــــــــــــــرك يا عم موسي

++++++
أنا خدام


وتحت الامر و الطلب

وانتظر قريبا
Basic Concepts of Information Technology

[churchill2]

المشاركة الأصلية بواسطة موسي الأسود

++++++
أنا خدام


وتحت الامر و الطلب

وانتظر قريبا
Basic Concepts of Information Technology