ICDL موديول 5 الـ Access

[موسي الأسود]

تصميم قاعدة بيانات من الأهمية بمكان، قضاء بعض الوقت في تصميم قاعدة بيانات خاصة بك، فالمعرفة النظرية لا تكفي وحدها أبدًا بل لابد من التجريب العملي.
أسئلة مهمة عندما تشرع في إنشاء قاعدة بيانات، ينبغي الإجابة على مجموعة من الأسئلة التي ستحدِّد إجاباتها شكل قاعدة البيانات.
ما هو الهدف من قاعدة البيانات؟ ينبغي عليك في البداية تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات. فمن المهم جدًا تحديد احتياجاتك قبل بدء العمل.
يخطئ الكثيرون عندما يحاولون تحديد البيانات الخاصة بقاعدة البيانات قبل تحديد الهدف منها.
ما هي البيانات التي ينبغي إدخالها؟ يلي تحديد الهدف من إنشاء قاعدة البيانات، تحديد البيانات التي ينبغي إدخالها وتصميمها في حقولٍ وجداول.
ما الذي أحتاج إلى القيام به؟ يقودك هذا السؤال للتفكير في عمليات المعالجة التي تحتاج إلى تنفيذها للحصول على المعلومات (النتائج) التي تريدها، وتتضمن المعالجة القيام بعمليات مثل البحث والفرز والحساب وما إلى ذلك.
تحديد الاحتياجاتلكي تتمكن من تحديد احتياجاتك ينبغي عليك في البداية عمل رسم توضيحي مع توضيح التوثيق اللازم. وإذا كان تصميم قاعدة البيانات من أجل مستخدمين آخرين، فينبغي عليك عرض الرسم والتوثيق عليهم والتأكد من فهمك لحاجاتهم.
القواعد الأساسية للتصميم
منع تكرار محتويات السجل ينبغي تخصيص مفتاح أساسي لكل جدول. ويكون المفتاح الأساسي عبارة عن حقل أو مجموعة حقول بياناتها غير قابلة للتكرار بين السجلات. ومن المهم تحديد مفتاح أساسي للجدول للتأكد من عدم وجود سجلات مكررة. حدِّد المفتاح الأساسي بنفسك، فإذا تركت الأمر لبرنامج أكسيس، فسوف يقوم بإضافة حقل عدّاد في بداية كل سجل. وسوف يتزايد العدّاد مع كل سجل جديد يضاف إلى الجدول. وعلى الرغم من أن ذلك يضمن تميز السجل وعدم تكراره، فإنه يعني كذلك أن هناك احتمالية لتطابق البيانات في سجلين (باستثناء المفتاح نفسه).
منع تكرار الحقول إذا قمت بتكرار نفس النوع من المعلومات في الجدول، ينبغي عليك وضع هذه المعلومات المكررة في جدول آخر
جعل الحقول مرتبطة ينبغي أن يرتبط كل حقل موجود في السجل بموضوع السجل. إذا لم يكن الأمر كذلك، فقد يكون الحقل مكررًا أو قد يخص جدولاً آخر.
التأكد من استقلال كل حقل ينبغي أن تتمكن من تغيير أي حقل في السجل دون التأثير على الحقول الأخرى.
التأكد من أن الحقول لا تحتوي على بيانات محسوبة أو مشتقة على سبيل المثال، سوف تحتاج فقط إلى الاحتفاظ بالراتب الإجمالي ومجموع الاقتطاعات في سجل راتب الموظف ولا داعي لتخزين صافي الراتب حيث يمكن حسابه عند طباعة كشف الراتب.
التأكد من تجزئة البيانات حسب أصغر جزء منطقي قد يكون من المفيد الاحتفاظ بالأكواد البريدية للعملاء في حقل منفصل عن بقية العنوان، حتى يمكن تحليل المبيعات اعتمادًا على الأماكن التي يقيم بها العملاء.
إنشاء قاعدة بيانات كما سبق وأن رأينا، فإن أصعب مرحلة من مراحل إنشاء قاعدة بيانات هي مرحلة التصميم.
في بعض التطبيقات القياسية، يمكنك أن تستخدم معالجًا (Wizard) لمساعدتك في إنشاء كل جداولك، كما يمكنك إدخال البيانات مباشرةً في هذه الجداول. إضافة إلي ذلك، يعرض معالج الجداول مساعدتك في إنشاء نموذج للإدخال.
افترضت مايكروسوفت أن كل دولة من دول العالم تستخدم نفس التقسيمات الجغرافية وتنسيق الهاتف وهيكل الكود البريدي كما في الولايات المتحدة.
و سواء كنت تقوم بإنشاء جداول جديدة من البداية أم تستخدم المعالجات، سوف تحتاج إلى التعرف على أنواع البيانات وخصائص الجداول. كما ستحتاج إلى التعرف على المفاتيح الأساسية والفهارس. ويمكن اعتبار هذا أصعب جزء في عملية إنشاء ومعالجة الجداول.
• اختر جديد من قائمة ملف.
أو اضغط على Ctrl+N.
أو اضغط على أيقونة جديد على شريط الأدوات قياسي.
لإنشاء جدول باستخدام معالج الجداول • إذا ضغطت على قائمة ملف المنسدلة داخل إطار أكسيس، ثم
ضغطت على أمر جديد، فسوف ترى مربع حوار
• حدِّد أيقونة قاعدة بيانات واضغط على زر موافق، ثم اكتب اسمًا للملف عندما يُطلب منك ذلك. وبمجرد أن تضغط على زر إنشاء سوف ترى ما يلي:
• تأكد من تحديد أيقونة جداول، ثم قم بالضغط مرتين على أمر إنشاء جدول باستخدام المعالج. فيتم عرض مربع الحوار معالج الجداول .
إضافة حقول باستخدام معالج الجداول • اضغط على أحد أزرار الخيارات في يمين مربع الحوار لاختيار إما عمل أو شخصي.
لتحديد نموذج جدول • حدِّد نموذج الجدول المناسب من قائمة نماذج الجداول.
لإضافة حقول • حدِّد الحقل الذي ترغب في إضافته من خلال الضغط على اسم الحقل في قائمة نماذج الحقول.
• اضغط على السهم المتجه لليسار لإضافة الحقل إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. في الشكل التالي، تم تحديد قواعد بيانات عمل، ومن القائمة المعروضة، تم تحديد نموذج الجدول قائمة المراسلات، وإضافة حقل تعريف_قائمة_المراسلات.
• عندما تقوم بإضافة حقل، سوف يتم تلقائيا نقل العنصر المحدَّد داخل قائمة نماذج الحقول إلى قائمة الحقول في الجدول الجديد. لإضافة المزيد من الحقول، حدِّد الحقل المطلوب من جزء نماذج الحقول واضغط على السهم المتجه لليسار.
لتغيير اسم حقل باستخدام معالج الجداول • حدِّد الحقل الذي ترغب في تغيير اسمه داخل جزء الحقول في الجدول الجديد في مربع الحوار معالج الجداول.